CALEB Gestion - Le logiciel de comptabilité et de gestion d'association
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CALEB Gestion - Le logiciel de comptabilité d'engagement et de gestion d'association

Etablir le compte financier d'une association
(Comptabilité tenue en « dépenses-recettes »)

Quelques généralités

Le compte financier est dressé par les associations tenant une comptabilité de trésorerie. Il récapitule par nature les dépenses et les recettes de l'exercice comptable.

Le compte financier porte sur la période écoulée - très souvent du 1er janvier au 31 décembre de chaque année - et il se termine par une balance récapitulative. Il indique les restes à recouvrer et à payer.

L'excédent des recettes sur les dépenses qui ressort de la balance doit correspondre au solde en trésorerie à la fin de la période.

L'association conserve les comptes s'appliquant aux dix dernières années avec les pièces justificatives, registres et documents de comptabilité .

La mise en œuvre

Pour établir le compte financier annuel des recettes et dépenses, il est nécessaire de ventiler les encaissements et décaissements « selon leur nature » (Nous reviendrons plus loin sur la signification de cette expression).

Le but est d'arriver à compléter les tableaux ci-dessous.

Ces tableaux sont inspirés du Plan Comptable Général (PCG) et ne sont donnés qu'à titre indicatif.

Pour mieux comprendre le contenu de chaque poste du compte financier, nous avons indiqué des notes et des exemples entre parenthèses.

COMPTE FINANCIER DE L'EXERCICE N

DEPENSES

Exercice N
Exercice N-1

Charges
(Dépenses de fonctionnement)

* Achats de marchandises
(Les marchandises sont des biens destinés à être revendus en l'état)

* Fournitures d'entretien et fournitures de petit équipement
(Ce poste correspond au compte 6063 du PCG - Exemples : Mobilier, matériel de bureau, matériel informatique d'une valeur unitaire inférieure à 500 € HT.)

* Eau, Gaz, électricité
(Comptes 6061 du PCG. Exemples : Factures EDF, factures d'eau.)

* Fournitures administratives
(Compte 6064 du PCG. Exemples : Ramette de papier, cartouches pour imprimante, papier pour fax, enveloppes, stylos.)

* Autres fournitures
(Compte 6068 du PCG. Exemples : Papier toilette, produits d'entretien.)

* Charges locatives et de copropriété
(Compte 614 du PCG)

* Locations
(Comptes 613 du PCG. Exemples : Locations de locaux, locations de matériel.)

* Entretiens et réparations
(Comptes 615 du PCG. Exemples : Frais destinés à maintenir ou à remettre en bon état d'utilisation un bien de l'association.)

* Assurances
(Comptes 616 du PCG. Exemples : Assurance des locaux, assurance responsabilité civile.)

* Documentation, revues
(Comptes 6181 et 6185 du PCG. Exemples : Abonnements, livres non destinés à être revendus)

* Annonces, publications
(Comptes 623 du PCG. Exemples : Annonces, insertions, expositions, édition du journal de l'association, tracts, affiches.)

* Déplacements, missions, réceptions
(Comptes 625 du PCG. Exemples : Transport, nourriture et logement d'un membre du personnel en déplacement professionnel. Invitations au restaurant, hébergement des personnes reçues.)

* Frais postaux et de télécommunications
(Comptes 626 du PCG. Exemples : Achats de timbres, affranchissements, factures de téléphone.)

* Services bancaires
(Comptes 627 du PCG. Exemples : Frais de gestion d'un compte bancaire ou postal.
Remarque : Les agios sont des frais financiers et non des services bancaires.)

* Impôts, taxes et versements assimilés
(Comptes 63 du PCG. Exemples : Taxe sur les salaires, participation des employeurs à la formation professionnelle continue, taxe foncière, taxe d'habitation.)

* Salaires et charges sociales
(Comptes 64 du PCG. Exemples : Rémunérations et charges de sécurité sociale et de prévoyance.)

* Dons et cotisations versés
(Compte 657 du PCG)

   

Charges financières :

* Intérêts des emprunts, agios...
(Comptes 66 du PCG)

* Charges nettes sur cessions de SICAV

   

Charges exceptionnelles :
Il s'agit de dépenses ne se rapportant ni à l'activité normale de l'association ni à ses opérations financières et qui ne sont pas susceptibles de se reproduire telles que des pénalités.

* Amendes, pénalités...
(Comptes 67 du PCG)

   
Sous-total
   

Autres dépenses

* Investissements

- Terrains, constructions
(Comptes 211, 213 du PCG. Exemples : Bâtiments, agencements et aménagements des constructions.)

- Matériel de bureau et matériel informatique
(Comptes 2183 du PCG. Exemples : Ordinateur, imprimante, Fax, photocopieuse.
Si le matériel a une valeur unitaire inférieure à 500 € HT, on peut utiliser la ligne " Fournitures d'entretien et de petit équipement ".)

- Mobilier
(Comptes 2184 du PCG. Exemples : Meubles, chaises.
Si un mobilier de bureau a une valeur unitaire inférieure à 500 € HT, on peut utiliser la ligne " Fournitures d'entretien et de petit équipement ".)

- Autres investissements
(Les investissements (ou immobilisations) (non financières) sont les éléments durables que l'association utilise. Ils ne se consomment pas par le premier usage.)

* Prêts accordés par l'association
(Compte 274 du PCG)

* Grosses réparations
* Remboursements des emprunts
(Sur cette ligne figure le montant du capital remboursé. Les intérêts sont portés sur la ligne " Intérêts des emprunts " (charges financières).)

* Achats de SICAV
(Comptes 50 du PCG)

   
Sous-total
   

Total des dépenses

   
 
RECETTES
Exercice N
Exercice N-1

Produits
(Recettes de fonctionnement)

* Ventes de biens produits par l'association
(Compte 701 du PCG)

* Ventes de services produits par l'association
(Compte 706 du PCG)

* Ventes de marchandises
(Compte 707 du PCG)

* Dons manuels
(Compte 754 du PCG)

* Cotisations
(Compte 756 du PCG)

* Autres produits
(Compte 758 du PCG : Produits divers de gestion courante)

   

Produits financiers :

* Intérêts du compte-livret
(Compte 768 du PCG)

* Produits nets sur cessions de SICAV
(Compte 767 du PCG)

   
Produits exceptionnels : ... (77)    
Sous-Total
   

Autres recettes

* Remboursements de prêts accordés par l'association
(Compte 274 du PCG. Sur cette ligne figure le montant du capital remboursé à l'association. Les intérêts sont des produits financiers.)

* Emprunts accordés à l'association
* Valeurs d'achats des SICAV cédées

   
Sous-Total
   
Total des recettes
   

Balance récapitulative (pour un exercice calé sur l'année civile)

Disponibilités au 31/12/année N - 1 :
, €

Ces disponibilités étaient réparties comme suit :
* Compte banque...
* Compte sur livret...
* Caisse...


, €
, €
, €

 

- total des dépenses pour l'année N
+ total des recettes pour l'année N
= Disponibilités au 31/12/année N

, €
, €
, €
Ces disponibilités sont réparties comme suit :
* Compte banque...
* Compte sur livret...
* Caisse...

, €
, €
, €
Informations :
* Reste à payer au 31/12/année N
* Reste à recouvrer au 31/12/année N

, €
, €

Virements internes

Les virements internes (entre comptes de trésorerie) n'ont aucune incidence sur le compte financier.

Exemple : Déposer en banque 200 € tirés de la caisse ne modifie pas, globalement, la somme des disponibilités de l'association.

Dépenses et charges

Comme vous le constatez, les dépenses se classent en deux grandes catégories : les charges (qui sont les dépenses de fonctionnement, les consommations, les emplois définitifs) et les autres décaissements.

Du point de vue comptable, l'achat d'un bien durable (matériel, construction...) n'est pas une charge mais un investissement (une immobilisation).

Le remboursement d'un capital emprunté n'est pas une charge non plus, mais les intérêts le sont.

Exemple : Vous avez versé 1 000 € à votre organisme de crédit dont 100 € représentent les intérêts. Ces 100 € sont des charges. Les 900 € restants ne le sont pas : ils remboursent le capital emprunté.

Recettes et produits

De la même manière, il convient de veiller à ne pas confondre les produits (recettes de fonctionnement, ressources internes) et les autres encaissements.

Exemple : Vous avez acheté une SICAV pour 300 €. (Ces 300 € ne sont pas une charge.) Pendant la même année, vous cédez cette SICAV pour 310 €.
Ces 310 € se répartissent en :
- 300 € inscrits sur la ligne " Valeurs d'achats des SICAV cédées " ;
- 10 € inscrits sur la ligne " produit net sur cession de SICAV ". (Seuls ces 10 € sont un produit financier.)

Résultat de trésorerie et résultat comptable

Le résultat de trésorerie est la différence entre les recettes et les dépenses :

Résultat de trésorerie = recettes - dépenses

Le résultat comptable est la différence entre les produits et les charges :

Résultat comptable = produits - charges

Le résultat comptable reflète davantage la situation financière de l'association que le résultat de trésorerie. Or, une comptabilité tenue en partie simple ne permet pas d'obtenir un résultat comptable juste.

Pour s'en persuader, il suffit de considérer les investissements : ils ne sont pas enregistrés en charges puisqu'ils ne se consomment pas intégralement en un seul exercice comptable. Pourtant, ils se déprécient et cette dépréciation est une charge qui n'apparaît à aucun endroit du compte financier. Nous sommes ici devant une des limites de la comptabilité " dépenses-recettes " ; et ce n'est pas la seule !

La deuxième grande partie de ce cours vous amènera à découvrir la comptabilité d'engagement. Sa technique remonte à la fin du XVème siècle. Nous nous attacherons à la rendre accessible à l'homme (ou à la femme) du XXIème siècle que vous êtes !

Répartition " par nature " - Répartition analytique

Le Plan Comptable Général (comme l'article 39 du décret du 16 mars 1906 concernant les associations cultuelles) obligeà une répartition par nature des dépenses et des recettes et non par secteur d'activité.

Exemple : Supposons deux achats de nourriture : l'un pour un repas du Conseil d'Administration et l'autre pour restaurer les participants à un stage que vous organisez. Ces deux achats ont la même nature. Néanmoins, ils sont rattachés " analytiquement " à deux secteurs d'activité différents.

Nous recommandons à toute association de produire un compte financier par nature : c'est ce que souhaitent les tiers de l'association (banquiers, financeurs externes, Préfecture…).

Toutefois, le même compte financier, réparti par secteur analytique, satisfera davantage les membres : il est généralement compréhensible par tous les adhérents car ses termes sont propres à l'association.

L'emploi du logiciel CALEB Gestion permettra cette double répartition : par nature et par secteur d'activité… de quoi satisfaire tout le monde !

Comparaison dans le temps

Le compte financier doit permettre la comparaison des montants des rubriques comptables de l'exercice (N) avec le précédent (N-1).

Lisez la suite de ce cours

Cette page est extraite du " Cours de comptabilité des associations " édité par ACTES 6 Gestion

 

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