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L'enregistrement comptable des salaires
Lorsqu'une entité emploie des salariés, elle doit enregistrer chaque mois en comptabilité les rémunérations versées ainsi que les cotisations et contributions sociales correspondantes.
Cette opération peut sembler complexe parce qu'un bulletin de paie fait apparaître de nombreux montants :
- salaire brut ;
- cotisations salariales ;
- cotisations patronales ;
- prélèvement à la source ;
- salaire net à payer ;
- cotisations dues aux organismes sociaux.
Pourtant, le raisonnement comptable est relativement simple.
Cette page vous propose de comprendre progressivement :
- ce qui constitue le coût du salarié pour l'employeur ;
- la différence entre cotisations salariales et patronales ;
- les principaux comptes comptables utilisés ;
- l'enregistrement d'un bulletin de paie ;
- le paiement du salaire ;
- le règlement des cotisations sociales ;
- et les petits écarts d'arrondis.
1. Le principe général
Lorsqu'une entité emploie un salarié, deux catégories de charges doivent principalement être distinguées :
la rémunération brute du salarié
et
les charges patronales supportées par l'employeur.
Le coût total pour l'employeur correspond donc, dans une approche simplifiée, à : rémunération brute + charges patronales
Les cotisations salariales ne constituent pas une charge supplémentaire pour l'employeur : elles sont prélevées sur la rémunération brute du salarié et reversées par l'employeur aux organismes concernés.
Exemple simplifié
Un salarié bénéficie d'une rémunération brute de : 2 000 €
Les cotisations salariales s'élèvent à : 400 €
Les cotisations patronales s'élèvent à : 800 €
Le salarié reçoit donc, avant éventuel prélèvement à la source : 2 000 - 400 = 1 600 €
Mais le coût de cette rémunération pour l'employeur est : 2 000 + 800 = 2 800 €
À retenir
Les cotisations salariales diminuent le montant versé au salarié.
Les cotisations patronales augmentent le coût supporté par l'employeur.
2. Les principaux comptes utilisés
Pour enregistrer les salaires, plusieurs comptes de tiers et de charges sont utilisés.
6 - Comptes de charges
641 – Rémunérations du personnel
Le compte 641 enregistre les rémunérations brutes dues au personnel.
On peut notamment rencontrer :
- 6411 – Salaires, appointements ;
- 6414 – Indemnités et avantages divers.
Le choix du sous-compte dépend de la nature de la rémunération.
Les indemnités allouées au personnel et correspondant à des remboursements globaux ou forfaitaires de frais (frais de transport, de déplacements, de représentation…) sont portés au compte 6414.
Les remboursements de frais réels doivent être classés dans les différents comptes de charges selon leur nature.
Exemple : Les frais de déplacements réels remboursés sur la base du barème de l'administration fiscale s'enregistre au débit du compte « 6251 - Frais de déplacements ».
645 – Charges de sécurité sociale et de prévoyance
Le compte 645 enregistre les charges patronales dues notamment :
- à l'Urssaf ou à la CAVIMAC ;
- aux caisses de retraite ;
- aux organismes de prévoyance ;
- à certaines mutuelles ou autres organismes sociaux, selon leur nature.
647 – Autres charges sociales
Ce compte peut notamment être utilisé pour certaines charges sociales qui ne relèvent pas du compte 645.
Par exemple, certaines dépenses liées à la médecine du travail peuvent y être enregistrées.
648 – Autres charges de personnel
Ce compte peut être utilisé pour certaines charges de personnel qui ne trouvent pas leur place dans les comptes précédents.
Dans une association ayant du personnel relevant du régime particulier des ministres du culte, des subdivisions adaptées peuvent notamment être utilisées.
3. Les principaux comptes de tiers
Les comptes de la classe 4 permettent d'enregistrer les sommes dues aux salariés et aux différents organismes.
421 – Personnel – Rémunérations dues
Le compte 421 représente la dette de l'employeur envers le salarié.
Après l'établissement du bulletin de paie, il correspond généralement au net à payer.
431 – Sécurité sociale
Le compte 431 permet notamment de suivre les sommes dues à la Sécurité sociale et aux organismes collecteurs concernés.
437 – Autres organismes sociaux
Ce compte permet notamment de suivre les dettes envers différents organismes sociaux.
On peut notamment trouver des subdivisions concernant :
- les caisses de retraite ;
- les organismes de prévoyance ;
- certaines mutuelles ;
- d'autres organismes sociaux.
4421 – Prélèvements à la source
Le compte 4421 permet de constater la dette correspondant au prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu.
L'employeur retient cette somme sur le salaire du salarié puis la reverse à l'administration fiscale.
4. Lire un bulletin de paie du point de vue du comptable
Le comptable n'a pas besoin de reproduire ligne par ligne toutes les informations du bulletin de paie dans la comptabilité. Il doit surtout identifier les grands montants nécessaires à l'enregistrement.
On peut schématiquement représenter le bulletin ainsi :
|
Élément
|
Signification comptable
|
| Rémunération brute | Charge de personnel |
| Cotisations patronales | Charge supplémentaire pour l'employeur |
| Cotisations patronales + salariales | Les montants dus aux organismes sociaux |
| Prélèvement à la source | Dette envers l'administration fiscale |
| Net à payer | Dette envers le salarié |
Cette lecture permet de passer beaucoup plus facilement du bulletin de paie à l'écriture comptable.
5. Exemple complet
Prenons l'exemple d'un salarié dont le bulletin de paie fait apparaître les montants suivants :
|
Élément
|
Part salariale
|
Part patronale
|
| Rémunération brute |
2 000,00 €
|
|
| Cotisations Urssaf |
400,00 €
|
760,00 €
|
| Retraite complémentaire |
80,00 €
|
120,00 €
|
| Mutuelle |
60,00 €
|
|
| Prélèvement à la source |
120,00 €
|
|
| Net à payer |
1 400,00 €
|
Les charges patronales représentent : 760 + 120 + 60 = 940 €
Le coût total de la rémunération pour l'association est donc : 2 000 + 940 = 2 940 €
6. L'enregistrement comptable du bulletin de paie
L'écriture comptable consiste à enregistrer :
1. la rémunération brute ;
2. les charges patronales ;
3. les cotisations salariales et patronales dues aux organismes sociaux ;
4. le prélèvement à la source ;
5. le net à payer au salarié.
L'écriture peut être présentée ainsi :
|
Compte
|
Libellé
|
Débit
|
Crédit
|
| 6411 | Salaires, appointements |
2 000,00 €
|
|
| 645 | Charges de sécurité sociale et de prévoyance |
940,00 €
|
|
| 431 | Sécurité sociale |
1 160,00 €
|
|
| 4372 | Mutuelles |
60,00 €
|
|
| 4373 | Caisse de retraite et de prévoyance |
200,00 €
|
|
| 4421 | Prélèvement à la source |
120,00 €
|
|
| 421 | Personnel – Rémunérations dues |
1 400,00 €
|
Total |
2 940,00 €
|
2 940,00 €
|
Les montants des comptes 431 et 437x correspondent ici à la somme des cotisations salariales et patronales concernées.
Attention
La ventilation exacte du compte 437 dans ses subdivisions dépend de la nature des organismes auxquels les cotisations sont dues.
Il est préférable de conserver une ventilation suffisamment précise pour pouvoir rapprocher facilement la comptabilité des bordereaux et déclarations sociales.
Voici deux comptes couramment utilisés :
4373 - Caisse de retraite et de prévoyance
4372 - Mutuelles
7. Comprendre l'écriture
Cette écriture peut être comprise très simplement.
Le compte 641 est débité du montant de la rémunération brute.
L'entité constate ainsi la charge correspondant au travail rémunéré du salarié.
Le compte 645 est débité des cotisations patronales.
Il s'agit d'une charge supplémentaire supportée par l'employeur.
Les comptes 431 et 437x sont crédités.
Ils représentent les dettes de l'employeur envers les organismes sociaux.
Le compte 4421 est crédité du prélèvement à la source.
L'employeur a retenu cette somme sur le salaire du salarié mais doit encore la reverser à l'administration fiscale (à la DGFiP).
Le compte 421 est crédité du montant net à payer.
L'employeur doit cette somme au salarié.
8. Pourquoi le compte 421 correspond-il au net à payer ?
C'est une notion importante à comprendre.
L'employeur doit au salarié sa rémunération après les retenues salariales et après le prélèvement à la source.
Le compte 421 représente donc généralement le montant qui sera effectivement versé au salarié.
Exemple
Rémunération brute : 2 000 €
Moins cotisations salariales : 400 €
Moins prélèvement à la source : 120 €
Net à payer : 2 000 - 400 - 120 = 1 480 €
Le compte 421 sera donc crédité de : 1 480 €
Le paiement du salaire permettra ensuite de solder ce compte.
9. Le paiement du salaire
Lorsque l'employeur verse le salaire sur le compte bancaire du salarié, elle enregistre :
|
Compte
|
Libellé
|
Débit
|
Crédit
|
| 421 | Personnel - Rémunérations dues |
1 400,00 €
|
|
| 512 | Banques |
1 400,00 €
|
Le compte 421 est ainsi soldé.
10. Le lettrage du compte 421
Le compte 421 doit être régulièrement contrôlé et, lorsque cela est possible, lettré.
Le principe est simple : bulletin de paie 
dette envers le salarié paiement
Après le règlement du salaire, le compte 421 doit normalement être soldé pour la rémunération concernée.
Conseil pratique
Un compte 421 qui présente régulièrement un solde ancien doit être vérifié.
Il peut correspondre à un salaire non payé, à une erreur d'enregistrement, à un acompte ou à une autre opération particulière.
11. Le paiement des cotisations sociales
Les cotisations ne sont généralement pas toutes réglées le même jour que le salaire.
L'employeur dispose donc, après l'enregistrement du bulletin de paie, de dettes envers les différents organismes sociaux.
Lorsque les cotisations sont payées, les comptes de tiers concernés sont débités.
Exemple : Supposons que l'employeur doive verser 1 160 € à l'Urssaf alors que le montant porté en comptabilité est de 1 159,50 €. (Les montants réglés à l'URSAFF se font à l'euro près).
L'écriture sera :
|
Compte
|
Libellé
|
Débit
|
Crédit
|
| 431 | Sécurité sociale |
1 159,50 €
|
|
| 6588 | Autres charges diverses de gestion courante |
0,50 €
|
|
| 512 | Banques |
1 160,00 €
|
Le compte 431 est ainsi soldé si le montant réglé correspond exactement à la dette comptabilisée.
12. Le paiement des autres organismes sociaux
Le même raisonnement s'applique aux autres organismes.
Exemple : L'employeur doit verser : 200 € à un organisme de retraite et de prévoyance.
L'écriture est :
|
Compte
|
Libellé
|
Débit
|
Crédit
|
| 4373 | Caisse de retraite et de prévoyance |
200 €
|
|
| 512 | Banques |
200,00 €
|
Le compte 4373 est alors soldé si le règlement correspond exactement à la dette.
13. Le prélèvement à la source
Le prélèvement à la source doit être distingué des cotisations sociales.
L'employeur retient une somme sur la rémunération du salarié et la reverse ensuite à l'administration fiscale.
Au moment du bulletin de paie, le compte « 4421 – Prélèvements à la source » est crédité.
Il représente la dette de l'employeur envers l'administration fiscale.
Au moment du reversement, le compte 4421 est débité et le compte 512 est crédité.
Exemple : Supposons que l'employeur doive verser 120 € à la DGFiP alors que le montant porté en comptabilité est de 120,40 €. (Les montants réglés à la DGFiP se font à l'euro près).
|
Compte
|
Libellé
|
Débit
|
Crédit
|
| 4421 | Prélèvement à la source |
120,40 €
|
|
| 7588 | Autres produits divers de gestion courante |
0,40 €
|
|
| 512 | Banques |
120,00 €
|
Le compte 4421 est alors soldé.
14. A propos des petits écarts
On utilise les comptes 6588 et 7588 pour enregistrer les petits écarts entre les comptes des organismes et les versements. On évite ainsi de garder des centimes d'euros dans les comptes de tiers.
Attention : Un écart important doit être recherché et expliqué : il peut révéler une erreur dans la paie, la déclaration ou l'enregistrement comptable.
15. Les remboursements de frais ne sont pas nécessairement des salaires
Il faut également distinguer la rémunération des remboursements de frais.
Un salarié peut, par exemple, engager des frais pour le compte de l'employeur.
Le remboursement de frais réellement engagés et justifiés n'a pas la même nature qu'une rémunération.
Il convient alors d'enregistrer la dépense dans le compte correspondant à sa nature.
Exemple :
Un salarié engage 150 € de frais de déplacement pour une mission professionnelle.
Le remboursement peut relever du compte : 6251 – Voyages et déplacements et non du compte 641.
En revanche, une indemnité forfaitaire versée au salarié peut relever d'un traitement différent selon sa nature et son régime social.
Attention : Il ne faut donc pas enregistrer automatiquement toutes les sommes versées à un salarié dans le compte 641.
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